XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TỈNH YÊN BÁI.

Nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành trong các cơ quan, đơn vị. Năm 2008, Ủy ban nhân dân tỉnh đã giao cho Sở Thông tin và Truyền thông chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông xây dựng một phần mềm đáp ứng nhu cầu trên.

Trước tình hình đó, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông đã nghiên cứu các phần mềm của các doanh nghiệp như: E-office của BKAV, E-Docman của Tập đoàn công nghệ CMC, phần mềm của Quảng Ngãi và một số phần mềm khác trong toàn quốc. Tuy nhiên, qua nghiên cứu cho thấy, một số phần mềm hiện đại, nhiều chức năng và tiện dụng nhưng lại không phù hợp với trình độ và khả năng sử dụng của cán bộ, công chức, viên chức của Yên Bái, một số phần mềm khác lại chi phí quá lớn và không phù hợp với điều kiện hạ tầng, trang thiết bị CNTT của tỉnh. Vì vậy, Trung tâm Công nghệ thông tin đã phối hợp với Công ty Vietsoftwere xây dựng phần mềm riêng cho Yên Bái trên công nghệ Java, cơ sở dữ liệu Microsoft SQL 2000/2005.

Phần mềm Quản lý điều hành là một thành phần của Hệ thống thông tin phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp hàng ngày của các cơ quan, đơn vị. Hệ thống được xây dựng với mục đích tạo dựng môi trường trao đổi thông tin trên mạng máy tính trong các cơ quan Nhà nước tỉnh Yên Bái, giữa lãnh đạo với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc; giữa các đơn vị và chuyên viên trong nội bộ với nhau; giữa cơ quan với các đơn vị bên ngoài. Trên cơ sở đó, hệ thống có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày thông qua việc quản lý và theo dõi các công văn, tài liệu, văn bản đi, đến; Công tác xử lý văn bản; giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc; thực hiện chế độ báo cáo nhanh; các trao đổi thông tin nội bộ; trao đổi thông tin với các đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài. Các quy trình nghiệp vụ sẽ được quản lý và thực hiện thông qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng.

Các khả năng đáp ứng của phần mềm:

+ Thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức.

 + Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng cát cứ thông tin, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ giúp giải quyết công việc được thuận tiện, nhanh chóng và kịp thời.

+ Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính.   

+ Quản lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng.

+ Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản trên hệ thống mạng.

Phần mềm có các chức năng chính:

+ Quản lý văn bản đi;

+ Quản lý văn bản đến;

+ Quản lý tin nhắn;

+ Quản lý lịch làm việc.

+ Các tiện ích của phần mềm:

Năm 2009, sau khi hoàn thành xây dựng phần mềm Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông đã tiến hành cài đặt cài đặt và hướng dẫn sử dụng phần mềm cho 07 đơn vị gồm:  Sở tài chính; Sở tư pháp; Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Y tế; Sở Thông tin và Truyền thông; Sở tài nguyên và Môi trường; Sở Nội vụ.

Năm 2010, tiếp tục triển khai cho 05 đơn vị gồm: Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng Nhân dân tỉnh; Sở Lao động – Thương binh và Xã hội; Công an tỉnh; UBND huyện Văn Yên; Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh.

Trước yêu cầu của thực tế, năm 2012 Trung tâm CNTT và Truyền thông đã phối hợp nghiên cứu và xây dựng một phần mềm mới dùng chung cho toàn tỉnh, sử dụng công nghệ Sharepoint chạy trên nền Web với cơ sở dữ liệu phân tán thay thế cho toàn bộ phần mềm cũ, nhưng vẫn lưu giữ được toàn bộ dữ liệu cũ của các đơn vị triển khai từ năm 2009 trên phần mềm mới. Phần mềm mới ngoài việc kế thừa các chứng năng và tiện ích của phần mềm cũ còn có thể thực hiện việc liên thông giữa các cơ quan, đơn vị đáp ứng được hầu hết các yêu cầu thực tế của mỗi cơ quan. Do đó việc trao đổi thông tin, trình duyệt văn bản giữa các cơ quan trên địa bàn tỉnh được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng, hiệu quả.

Từ năm 2012 – 2013, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông đã triển khai thêm được 12 sở, ngành và UBND các huyện, thị trong tỉnh. Như vậy, hiện tại toàn tỉnh có 24 sở, ngành đang sử dụng phần mềm, cấp khoảng 3.000 tài khoản cho cán bộ, công chức, viên chức.

Năm 2014, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tiếp tục triển khai cho các đơn vị gồm: UBND thị xã Nghĩa Lộ, UBND huyện Văn Chấn, Hội nông dân tỉnh, sở Xây dựng, UBND Phường Nguyễn Thái Học, UBND Phường Minh Tân, Liên hiệp các Hội khoa học và Công nghệ và 5 xã của huyện Lục Yên.

Theo kế hoạch sẽ triển khai 5 đơn vị còn lại là: sở Nông nghiệp PTNT, Thanh tra, Ban dân tộc, sở Ngoại vụ và Ban quản lý dự án đầu tư nữa thì toàn tỉnh đã sử dụng phần mềm Quản lý điều hành.

Sau 6 năm triển khai ứng dụng, bước đầu phần mềm đã mang lại những kết quả thiết thực, giúp các cơ quan đơn vị xử lý văn bản trên hệ thống mạng, nhanh nhạy, chính xác, tiết kiệm được kinh phí và thời gian, nâng cao được hiệu quả hoạt động trong công tác quản lý điều hành, cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh./.